راهکارها و ابزارهای مختلفی برای جمع آوری نظرات و پیشنهادات کارکنان و اعضای سازمان وجود دارد، از روش‌های سنتی گرفته تا استفاده از فرم‌های الکترونیکی؛ اتوماسیون اداری به عنوان سامانه‌ای که در سطوح مختلف یک سازمان و کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد، بهترین بستر برای برگزاری نظرسنجی و جمع‌آوری نظرات و پیشنهادات به صورت ساختاریافته و تجمیع شده، محسوب می‌گردد.
حال در بین انواع مختلف سیستم‌های اتوماسیون اداری، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر راهکاری جامع، کاربردی و بسیار ساده برای پیاده‌سازی نظام نظرسنجی و استفاده از فرم نظرسنجی در سیستم اتوماسیون اداری ارائه می‌کند، که در ادامه بیشتر با آن آشنا می‌شویم.
مزایای جمع آوری نظرات با فرم ساز فراگستر
یکی از روش‌های مرسوم در سامانه‌های اتوماسیون اداری جهت برگزاری نظرسنجی، استفاده از فرم‌ها در قالب نامه است؛ در این روش فرم‌ها به صورت جداگانه و در قالب نامه در سازمان به گردش در می‌آیند و در کارتابل فرد مسئول می‌نشیند. در این روش، تجمیع داده‌ها و نظرات کاری سخت و زمان‌بر محسوب می‌گردد، زیرا فرد مسئول باید تک به تک نامه‌ها را باز کرده و نظرات را دسته‌بندی نماید. اتوماسیون اداری فراگستر در راستای تسهیل فرایند نظرسنجی و تجمیع داده‌ها، یک راهکارهار کاربردی تحت عنوان "فرم های الکترونیکی" ارائه کرده است.
قابلیت "فرم‌های الکترونیکی" به سازمان‌ها و کسب و کارها این امکان را می‌دهد که همانند سرویس‌های فرم ساز عمومی – مانند Google Forms – انواع مختلفی از فرم‌های نظرسنجی، انتقادات و پیشنهادات، رزرو غذا، مسابقه پرسش و پاسخ و... را در بستر اتوماسیون اداری پیاده‌سازی نمایند. در این قابلیت برخلاف استفاده از فرم‌ها در بدنه نامه و گردش آن‌ها در سازمان، نیازی به تنظیم گیرنده یا مشخص کردن موضوع نامه نیست و سازمان‌ها می‌توانند برای جمع‌آوری نظرات، پیشنهادات و داده‌ها و اطلاعات، از فرم ساز الکترونیکی استفاده نمایند.
در این راهکار، فرایند تجمیع داده‌ها به صورت خودکار صورت می‌گیرد و افراد می‌توانند نظرات و اطلاعات ثبت شده را به صورت ساختاریافته و تجمیعی در قالب فایل اکسل در اختیار داشته باشند و مورد استفاده قرار دهند. به‌طور کلی برخی از مهم‌ترین مزایای جمع‌آوری نظرات با فرم ساز فراگستر عبارت‌اند از:
- سهولت در ثبت نظرات و اطلاعات
- تسهیل فرایند پردازش داده‌ها و گزارش‌گیری
- افزایش تمرکز و یکپارچگی داده‌ها
- حذف خطای انسانی در ارسال اطلاعات
- افزایش دقت اطلاعات و داده‌ها
پیاده سازی فرم نظرسنجی در بستر اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری فراگستر 2 راهکار برای پیاده‌سازی فرم نظرسنجی برای مشتریان خود ارائه کرده است؛ راهکار اول، استفاده از زیرسیستم فرم ساز و طراحی فرم نظرسنجی و پیاده‌سازی آن در قالب فرم الکترونیک است. در این راهکار، ابتدا با استفاده از سیستم فرم ساز فراگستر، فرم‌های نظرسنجی خود را طراحی می‌کنید و سپس هر موقع در صورت نیاز، آن‌ها را با استفاده از قابلیت "فرم‌های الکترونیکی" فعال می‌نمایید؛ سپس کاربران می‌توانند با مراجعه به میزکار هوشمند اتوماسیون اداری، به راحتی به فرم نظرسنجی دسترسی داشته باشند و نظرات خود را در سیستم ثبت نمایند. در این راهکار، نظرات به صورت تجمیع شده و ساختاریافته در اختیار فرد مسئول قرار می‌گیرد و می‌تواند خروجی اکسل نیز از آن تهیه نماید.
در راهکار دوم نیز اطلاعات به صورت تجمیعی و ساختاریافته ارائه می‌گردند، اما نیازی به طراحی فرم نیست؛ با استفاده از فرم‌های آماده در پیشخوان خدمات کارکنان، می‌توانید بدون نیاز به برنامه‌نویسی، فرم نظرسنجی را در قالب "فرم الکترونیک " اجرا نمایید، تا همانند راهکار اول، اعضای سازمان به راحتی به آن دسترسی داشته باشند.
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، با استفاده از قابلیت فرم های الکترونیکی، علاوه بر فرم نظرسنجی، کسب و کارها می‌توانند انواع مختلفی از فرم‌ها مانند گزارش‌کار، رزرو غذا، انتقادات و پیشنهادات و... را در اتوماسیون اداری پیاده‌سازی نمایند، تا اطلاعات و داده‌های هر فرم را به صورت تجمیعی و ساختاریافته در اختیار داشته باشند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر می‌توانید به وبسایت شرکت فراگستر به نشانی Faragostar.net مراجعه کنید، یا با شماره 42623-021 تماس حاصل بفرمایید.
