مدیریت تردد کارکنان در کارگاه، با محیط اداری فرق دارد. تعداد کارکنان زیاد است، ساعات ورود و خروج متفاوت است و شیفتهای کاری، اضافهکاری، تأخیر و تعجیل باید بهصورت دقیق ثبت شوند. وقتی این ثبت بهصورت دستی انجام میشود، خطا در محاسبه کارکرد افزایش پیدا میکند. این مقاله به این سؤال پاسخ میدهد که چگونه باید دستگاه حضور و غیاب مناسب برای کارگاه را انتخاب کرد. در ادامه، معیارهای انتخاب، تفاوت دستگاه با ثبت دستی، نیاز کارگاههای مختلف و اشتباهات رایج در خرید بررسی میشود.
چرا حضور و غیاب در کارگاه های صنعتی و تولیدی اهمیت بیشتری دارد؟
در محیطهای اداری معمولاً ساعت کار همه کارکنان یکسان است، اما در کارگاه این موضوع فرق میکند؛ چرا که ساعات کاری بسته به نوع تولید یا سفارش متغیر است و وجود شیفتهای مختلف نیز مدیریت تردد را دشوارتر میکند. از سوی دیگر، تعداد زیاد کارکنان نیز یکی از دلایل اهمیت استفاده از سیستم حضور و غیاب صنعتی است. همواره ثبت دستی ورود و خروج کارکنان علاوه بر زمانبر بودن همراه با خطا است. با توجه به اینکه به طور مستقیم بر محاسبه حقوق و دستمزد تاثیر دارد، ثبت اضافهکاری، تأخیر و تعجیل باید بهصورت دقیق انجام شود.
استفاده از دستگاه ساعت زنی، علاوه بر جلوگیری از خطا و اشتباه، دادههای قابل اعتمادتری در اختیار مدیران و صاحبان کسب و کار قرار میدهد. اما سوال این است که دستگاه حضور و غیاب مناسب برای کارگاه باید چه ویژگیهایی دارد؟ ظرفیت ثبت الگوی چهره، اثر انگشت و تردد مناسب، امکان تعریف شیفت کاری، قابلیت مدیریت ثبت اضافهکاری و تأخیر و امکان اتصال به نرمافزار حقوق و دستمزد، از مهمترین قابلیتهای سیستم کنترل تردد صنعتی است. همچنین دستگاه باید متناسب با شرایط محیطی کارگاه، مانند گرد و غبار یا رطوبت، انتخاب شود تا در عملکرد روزانه اختلالی ایجاد نکند.
دستگاه حضور و غیاب برای کارگاه چه کاری انجام میدهد؟
کار دستگاه حضور و غیاب از ورود کارگر به کارگاه شروع میشود. شناسایی او از طریق اثر انگشت، کارت یا روشهای مشابه انجام میشود و ورود و خروجش در سیستم ثبت میگردد. تا اینجا، تفاوت چندانی با یک دفترچه ثبت نام دستی وجود ندارد؛ تفاوت اصلی جایی مشخص میشود که این اطلاعات باید تبدیل به عدد شوند. در کارگاهی که چند نفر کار میکنند، محاسبه ساعت کارکرد هر نفر بهصورت دستی، علاوه بر زمانبر بودن همراه با خطا است. اما با استفاده از سیستم حضور و غیاب علاوه بر کلیه این موارد در صورت داشتن چندین شیفت، کارکرد هر شیفت جداگانه حساب میشود. همین موضوع، دعواهای رایج سر «چند ساعت کار کردم» را از بین میبرد.
نکتهای که معمولاً در انتخاب دستگاه نادیده گرفته میشود، گزارشگیری است. خیلی از مدیران کارگاه، دستگاه را فقط برای ثبت تردد میخرند و بعد متوجه میشوند که برای محاسبه حقوق ماهانه، باید ساعتها گزارش را دستی جمع بزنند. دستگاه خوب، این گزارش را آماده و قابل استفاده برای حقوق و دستمزد تحویل میدهد. برخی مدلها امکان ثبت مرخصی و مأموریت را هم دارند، اما این ویژگی در همه دستگاهها وجود ندارد و باید پیش از خرید بررسی شود.
مهمترین نکات در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب کارگاهی
انتخاب دستگاه مناسب، به شرایط هر کارگاه بستگی دارد. در ادامه، مهمترین نکاتی که باید در نظر گرفته شوند، آمده است.
- تعداد کارکنان
تعداد نفرات کارگاه، مهمترین فاکتور در انتخاب دستگاه است. ظرفیت دستگاههای مختلف، متفاوت است و باید بر اساس تعداد کارکنان اقدام به تهیه دستگاه ساعت زنی با ظرفیت مناسب کنید. به این نکته توجه کنید که ظرفیت اسمی دستگاه، با ظرفیت واقعی متفاوت است.
- نوع روش شناسایی
اثر انگشت، تشخیص چهره، اسکن کف دست و کارت، انواع روشهای احراز هویت است. یک دستگاه میتواند از یک یا چند روش به طور همزمان استفاده کند. هر کدام از این روشها، مزایا و محدودیتهای خودشان را دارند و انتخاب مناسب به شرایط محیط کارگاه بستگی دارد. اما به طور کلی دستگاههای تشخیص چهره، بهترین گزینه برای مشاغل صنعتی است.
- شرایط محیط کارگاه
گرد و غبار، رطوبت یا دمای بالا در برخی کارگاهها میتواند بر عملکرد بعضی از روشهای شناسایی تأثیر بگذارد. بنابراین شرایط محیطی باید پیش از خرید بررسی شود.
- امکان تعریف شیفتهای کاری
سیستم حضور و غیاب متشکل از دستگاه و نرم افزار است. در صورتی که مجموعه شما دارای چندین شیفت کاری است، توجه کنید نرم افزار حضور و غیاب مورد نظر، امکان تعریف شیفت کاری داشته باشد.
- قابلیت گزارشگیری
گزارشهای دقیق و قابلفهم، به مدیر کمک میکنند تا وضعیت تردد و کارکرد کارکنان را بهتر پیگیری کند. نرم افزار سیستم کنترل تردد باید قابلیت گزارشگیریهای از جمله گزارش کارکرد، خلاصه کارکرد، مانده مرخصی و ... را داشته باشد.
- اتصال دستگاه به نرمافزار
قابلیت یکپارچه سازی با نرمافزار حقوق و دستمزد یا سیستمهای مدیریتی، باعث میشود اطلاعات بهصورت خودکار منتقل شوند و نیاز به ثبت دستی کاهش پیدا کند.
- امکان استفاده از سیستم آنلاین یا ابری
برخی سیستمها امکان دسترسی آنلاین یا ابری را فراهم میکنند. این ویژگی بهویژه برای کارگاههایی که چند شعبه یا محل کار دارند، مفید است.
مقایسه روش ثبت دستی تردد و استفاده از دستگاه حضور و غیاب
برای مقایسه این دو روش، میتوان به جدول زیر نگاه کرد. همانطور که در جدول مشخص است، ثبت دستی در بیشتر معیارها ضعیفتر عمل میکند. این موضوع بهویژه در کارگاههایی که تعداد کارکنان زیاد است، اهمیت بیشتری پیدا میکند.
|
روش |
دقت ثبت |
گزارشگیری |
مدیریت اضافهکاری |
احتمال خطای انسانی |
|
ثبت دستی |
پایینتر |
محدود |
دشوارتر |
بالا |
|
دستگاه حضور و غیاب |
بالاتر |
کاملتر |
سادهتر |
کمتر |
آیا هر کارگاهی به یک نوع دستگاه حضور و غیاب نیاز دارد؟
پاسخ این سؤال، منفی است. نیاز هر کارگاه به نوع و امکانات دستگاه، به شرایط آن بستگی دارد.
- کارگاه کوچک معمولاً به یک دستگاه ساده با امکانات پایه نیاز دارد.
- کارگاه متوسط ممکن است به قابلیتهای بیشتری مانند گزارشگیری دقیقتر نیاز داشته باشد.
- کارگاه بزرگ، به دستگاهی با ظرفیت بالا و امکانات مدیریتی گستردهتر نیاز دارد.
- کارگاه چندشیفته، به سیستمی نیاز دارد که بتواند شیفتهای مختلف را بهدرستی مدیریت کند.
- کارگاه با کارکنان زیاد، به دستگاهی نیاز دارد که سرعت شناسایی بالایی داشته باشد.
- محیطهایی که کارکنان در نقاط مختلف فعالیت میکنند، معمولاً به سیستمهای آنلاین یا چند دستگاهی نیاز دارند.
این تنوع نشان میدهد که موضوع حضور و غیاب، فراتر از انتخاب یک دستگاه است و باید بهعنوان یک سیستم مدیریت تردد در کارگاه در نظر گرفته شود.
دستگاه حضور و غیاب چگونه به مدیریت ساعات کاری کمک میکند؟
ارتباط میان اجزای مختلف این سیستم را میتوان بهصورت زیر توضیح داد. ورود کارگر، احراز هویت، ثبت تردد و ذخیره در دستگاه حضور و غیاب و در ادامه انتقال اطلاعات به نرم افزار جهت محاسبه ساعات کار محاسبه میشود. اگر ساعت کار از حد معمول بیشتر باشد، اضافهکاری ثبت میشود. در نهایت، همه این دادهها در قالب یک گزارش، مبنای محاسبه حقوق و دستمزد قرار میگیرد.
این زنجیره نشان میدهد که دستگاه حضور و غیاب، تنها یک ابزار ثبت ورود و خروج نیست، بلکه بخشی از فرآیند مدیریت منابع انسانی در کارگاه است.
چه زمانی استفاده از دستگاه حضور و غیاب برای کارگاه ضروریتر میشود؟
برخی شرایط باعث میشوند نیاز به این سیستم بیشتر احساس شود:
- افزایش تعداد کارکنان
- چندشیفته شدن کارگاه
- افزایش میزان اضافهکاری
- بروز اختلاف در ثبت ساعات کار
- دشوار شدن ثبت دستی به دلیل حجم کار
- نیاز به گزارشهای دقیق برای تصمیمگیری مدیریتی
هر یک از این موارد، میتواند نشانهای برای بازنگری در روش فعلی ثبت تردد باشد.
هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب چه اشتباهاتی را نباید انجام داد؟
برخی اشتباهات رایج در خرید این دستگاهها عبارتاند از:
- انتخاب دستگاه صرفاً بر اساس قیمت، بدون توجه به کیفیت و امکانات
- توجه نکردن به تعداد کاربران و ظرفیت واقعی دستگاه
- بیتوجهی به نرمافزار همراه دستگاه
- بررسی نکردن امکانات گزارشگیری پیش از خرید
- توجه نکردن به شرایط محیط نصب، مانند گرد و غبار یا رطوبت
- خرید دستگاه بدون بررسی امکان توسعه سیستم در آینده
توجه به این نکات، از هزینههای اضافی و تعویض زودهنگام دستگاه جلوگیری میکند. انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید بر اساس تعداد کارکنان، نوع شیفت، روش شناسایی مورد نیاز و امکانات نرمافزاری انجام شود. بنابراین پیش از خرید، بررسی نیازهای واقعی کارگاه و مقایسه قابلیتهای سیستمهای مختلف اهمیت زیادی دارد. اگر میخواهید بر اساس شرایط کارگاه خود، دستگاه یا سیستم مناسبی را انتخاب کنید، میتوانید با کارشناسان نانوتایم در ارتباط باشید تا راهکار متناسب با نیاز شما بررسی شود.
