از نگاه حسابداران، یک نرم افزار حسابداری کاربردی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

وقتی صحبت از انتخاب نرم افزار حسابداری می‌شود، حسابداران معمولاً قبل از توجه به ظاهر و تبلیغات، سراغ یک سؤال مهم می‌روند: این نرم افزار در کار روزمره چقدر واقعاً به من کمک می‌کند؟ یک سیستم حسابداری کاربردی باید ثبت اسناد، صدور فاکتور، مدیریت دریافت و پرداخت، گزارش‌گیری و کنترل حساب‌ها را بدون پیچیدگی غیرضروری انجام دهد و در عین حال امکان توسعه متناسب با نیاز کسب‌وکار را داشته باشد. از طرف دیگر، موضوع خرید نرم افزار حسابداری فقط به انتخاب چند قابلیت محدود نمی‌شود؛ قیمت نرم افزار حسابداری، نوع پشتیبانی، آموزش کاربران، امکانات هر نسخه و هزینه‌های جانبی نیز باید بررسی شوند. به همین دلیل، هنگام مقایسه انواع نرم افزار حسابداری، بهتر است به جای تمرکز صرف بر ارزان‌ترین گزینه، مجموع هزینه و کاربرد واقعی آن را در فرآیندهای مالی شرکت در نظر بگیریم و در آینده هزینه‌ساز نشود.

یک نرم افزار حسابداری کاربردی باید چه امکاناتی داشته باشد؟

از نگاه یک حسابدار، خوب بودن یک نرم افزار حسابداری صرفاً به تعداد منوها یا امکاناتی که در بروشور آن نوشته شده نیست. معیار اصلی این است که نرم افزار بتواند فرآیندهای مالی روزمره را دقیق، قابل کنترل و تا حد امکان بدون ورود اطلاعات تکراری مدیریت کند. ثبت اسناد حسابداری، کنترل حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، مدیریت نقدینگی، تهیه گزارش‌های مالی و دسترسی کنترل‌شده کاربران از جمله قابلیت‌هایی هستند که در یک سیستم مالی حرفه‌ای اهمیت زیادی دارند. سیستم‌های حسابداری پیشرفته علاوه بر دفتر کل، معمولاً بخش‌هایی مانند حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، مدیریت نقدینگی، دارایی‌های ثابت و گزارش‌گیری مالی را نیز پوشش می‌دهند.

یکی از مهم‌ترین نکات، ارتباط میان بخش‌های مختلف نرم افزار است. برای مثال، وقتی فروش، دریافت وجه و حساب مشتری در سیستم‌های جداگانه ثبت شوند، احتمال ورود اطلاعات تکراری یا ایجاد مغایرت بیشتر می‌شود. در یک راهکار یکپارچه، اطلاعات عملیاتی می‌تواند به فرآیندهای مالی و دفتر کل متصل شود و گزارش‌گیری را ساده‌تر کند.

از طرف دیگر، قابلیت گزارش‌گیری نباید دست‌کم گرفته شود. ارزش نرم افزار حسابداری فقط در ثبت یک سند یا صدور فاکتور نیست؛ زمانی مشخص می‌شود که حسابدار بتواند از روی داده‌های ثبت‌شده، مانده مشتریان، بدهی‌ها، گردش حساب، وضعیت نقدینگی و گزارش‌های مالی موردنیاز را با سرعت بررسی کند. سیستم‌های مالی حرفه‌ای برای همین منظور قابلیت‌های گزارش‌گیری، تحلیل و مشاهده شاخص‌های مالی را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.

در نهایت، هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری بهتر است امکانات را بر اساس نیاز واقعی کسب‌وکار بسنجید. یک شرکت خدماتی لزوماً به همان امکاناتی که یک شرکت بازرگانی یا تولیدی نیاز دارد احتیاج ندارد. بنابراین پیش از خرید، بهتر است فرآیندهای مالی مجموعه، تعداد کاربران، حجم اسناد، نیازهای گزارش‌گیری و ضرورت‌هایی مانند انبار، فروش، دریافت و پرداخت یا مدیریت دارایی‌ها مشخص شود. این رویکرد کمک می‌کند انتخاب نرم افزار بر اساس کاربرد واقعی انجام شود، نه صرفاً تعداد امکاناتی که در صفحه معرفی محصول دیده می‌شود.

 هنگام خرید نرم افزار حسابداری، کدام معیارها را باید بررسی کنیم؟

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری

• رابط کاربری ساده و قابل فهم؛ کاربر برای پیدا کردن بخش‌های پرکاربرد مجبور به جست‌وجوی منوهای پیچیده نباشد.
• ورود سریع اطلاعات؛ ثبت سند، فاکتور و دریافت و پرداخت با تعداد مراحل منطقی انجام شود.
• اتصال بین بخش‌های مختلف؛ اطلاعات فروش، خرید، انبار، دریافت و پرداخت و حسابداری تا حد امکان دوباره‌کاری ایجاد نکنند.
• قابلیت جست‌وجو و فیلترگذاری دقیق؛ پیدا کردن یک سند، مشتری، فاکتور یا گردش حساب در حجم بالای اطلاعات سریع باشد.
• گزارش‌های آماده و قابل شخصی‌سازی؛ حسابدار برای هر گزارش ساده مجبور به استخراج و پردازش دستی اطلاعات نباشد.
• امکان تعریف میانبرها و عملیات پرکاربرد؛ کارهای تکراری روزانه با تعداد کلیک کمتر انجام شوند.
• سطح‌بندی دسترسی کاربران؛ هر فرد فقط به بخش‌هایی دسترسی داشته باشد که برای انجام وظیفه‌اش نیاز دارد.
• ثبت سوابق تغییرات؛ مشخص باشد چه کاربری، چه تغییری را در اطلاعات ایجاد کرده است.
• پشتیبان‌گیری منظم از اطلاعات؛ خطر از دست رفتن سوابق مالی در اثر خطای انسانی یا مشکلات فنی کاهش پیدا کند.
• آموزش و مستندات قابل استفاده؛ کاربر جدید بتواند بدون وابستگی دائمی به فرد دیگری با سیستم کار کند.
• پشتیبانی پاسخ‌گو؛ در زمان بروز خطا یا ابهام، مسیر مشخصی برای دریافت راهنمایی وجود داشته باشد.
• امکان توسعه متناسب با رشد کسب‌وکار؛ با افزایش حجم عملیات یا تعداد کاربران، نرم‌افزار تبدیل به یک محدودیت جدید نشود.
• سازگاری با روال واقعی حسابداری شرکت؛ نرم‌افزار کار حسابدار را مجبور به تغییرهای غیرضروری و پیچیده نکند.
• سرعت مناسب در پردازش و گزارش‌گیری؛ در شرکت‌های دارای حجم بالای تراکنش، کندی سیستم به گلوگاه کاری تبدیل نشود.
• قابلیت یکپارچه‌سازی با ابزارهای دیگر؛ در صورت نیاز، تبادل اطلاعات با سیستم‌های مکمل بدون ورود دوباره داده انجام شود.

قیمت نرم افزار حسابداری به چه عواملی بستگی دارد؟

قیمت یک نرم افزار حسابداری را نمی‌توان فقط با یک عدد مقایسه کرد. قبل از خرید، بهتر است این موارد را کنار هم بررسی کنید:

• نوع و ابعاد کسب‌وکار: نرم‌افزار موردنیاز یک شرکت خدماتی با یک مجموعه بازرگانی یا تولیدی یکسان نیست و تفاوت نیازها مستقیماً روی هزینه اثر می‌گذارد.
• تعداد کاربران: هرچه افراد بیشتری قرار باشد به‌صورت همزمان با سیستم کار کنند، نوع نسخه و هزینه استفاده می‌تواند متفاوت باشد.
• امکانات و ماژول‌های موردنیاز: حسابداری، فروش، خرید، انبار، دریافت و پرداخت یا سایر بخش‌ها ممکن است به‌صورت یکجا یا جداگانه ارائه شوند.
• نحوه ارائه نرم‌افزار: خرید لایسنس، اشتراک دوره‌ای یا مدل‌های دیگر استفاده، ساختار هزینه متفاوتی دارند.
• پشتیبانی و آموزش: هنگام مقایسه قیمت، هزینه خدمات پس از فروش، آموزش کاربران و دریافت کمک فنی را هم در نظر بگیرید.
• به‌روزرسانی‌ها: تغییرات فنی، مقررات مالی و نسخه‌های جدید ممکن است نیاز به به‌روزرسانی داشته باشند؛ بنابراین هزینه‌های آتی را هم بررسی کنید.
• هزینه‌های جانبی: نصب، راه‌اندازی، انتقال اطلاعات، سفارشی‌سازی یا تجهیزات موردنیاز ممکن است جدا از قیمت اولیه محاسبه شوند.
• قابلیت توسعه: نرم‌افزار باید با رشد تعداد اسناد، کاربران و نیازهای کسب‌وکار قابل گسترش باشد.

در نهایت، برای مقایسه قیمت انواع نرم افزار حسابداری، بهتر است هزینه اولیه را در کنار امکانات، خدمات و هزینه‌های دوره استفاده ببینید؛ چون ارزان‌ترین گزینه لزوماً کم‌هزینه‌ترین انتخاب در بلندمدت نیست.

نرم افزار حسابداری سپیدار برای چه کسب‌وکارهایی کاربردی است؟ بررسی امکانات و هزینه خرید

یک نکته مهم درباره انتخاب نرم‌افزار حسابداری این است که نرم‌افزار مناسب لزوماً همان گزینه‌ای نیست که بیشترین امکانات را دارد؛ باید دید این امکانات با مدل کاری شرکت همخوانی دارند یا نه. سپیدار برای استفاده شرکتی، بسته‌های متناسب با کسب‌وکارهای پخش و سفارش‌گیری، بازرگانی، خدماتی، تولیدی و پیمانکاری ارائه می‌کند.

برای یک شرکت بازرگانی، کنترل موجودی، خرید و فروش و قیمت‌گذاری کالا اهمیت بیشتری پیدا می‌کند؛ در مجموعه‌های تولیدی، محاسبه بهای تمام‌شده و کنترل فرآیند تولید موضوع اصلی است. در شرکت‌های پیمانکاری نیز ثبت اطلاعات قرارداد و پیگیری صورت‌وضعیت‌ها کاربرد متفاوتی دارد. بنابراین هنگام خرید نرم افزار حسابداری بهتر است ابتدا فرآیندهای واقعی شرکت مشخص شود و بعد سراغ انتخاب سیستم رفت.

از نظر کارکرد هم سپیدار مجموعه‌ای از سیستم‌ها و زیرسیستم‌های شرکتی مانند حسابداری، فروش، انبار، حقوق و دستمزد و دارایی ثابت را پوشش می‌دهد و امکان ارتباط با سامانه مودیان نیز برای آن ارائه شده است.

در مورد قیمت نرم افزار سپیدار نیز بهتر است یک عدد ثابت را ملاک قرار ندهید؛ هزینه به بسته و سیستم‌های موردنیاز کسب‌وکار وابسته است. خود سپیدار نیز امکان «محاسبه قیمت» و دریافت مشاوره پیش از خرید را ارائه کرده است.

شاید متوجه شوید بعضی از فرآیندها هنوز به شکل دستی انجام می‌شوند، برخی گزارش‌ها مورد استفاده قرار نمی‌گیرند یا کاربران در بخش خاصی نیاز به آموزش بیشتری دارند.

همین بررسی‌های ساده می‌تواند کمک کند به‌مرور استفاده بهتری از نرم‌افزار داشته باشید و امکاناتی را که تا امروز نادیده گرفته‌اید، وارد فرآیند کاری کنید.

خرید نرم‌افزار حسابداری برای خیلی از کسب‌وکارها یک قدم مهم برای نظم‌دادن به امور مالی است؛ اما واقعیت این است که صرفاً خرید و نصب نرم‌افزار نمی‌تواند مشکلات حسابداری را حل کند. اگر قرار باشد فقط برای ثبت فاکتور یا وارد کردن چند سند از آن استفاده کنیم، بخش زیادی از امکاناتی که بابت آن هزینه کرده‌ایم عملاً بدون استفاده می‌ماند.

برای اینکه نرم‌افزار حسابداری واقعاً به کار کسب‌وکار بیاید، بهتر است بعد از خرید، راه‌اندازی و استفاده از آن را مرحله‌به‌مرحله پیش ببریم.

اول از همه، نیازهای کسب‌وکار را مشخص کنید

هر کسب‌وکاری شرایط خودش را دارد. یک شرکت بازرگانی بیشتر با خرید و فروش و موجودی کالا سروکار دارد، در حالی که برای یک شرکت خدماتی شاید مدیریت قراردادها، دریافت‌ها و گزارش‌های مالی اهمیت بیشتری داشته باشد.

به همین دلیل بهتر است قبل از شروع کار، مشخص کنید دقیقاً چه انتظاری از نرم‌افزار دارید. آیا هدف اصلی شما کنترل انبار است؟ مدیریت فروش و مشتریان؟ پیگیری چک‌ها و دریافت‌ها؟ یا اینکه بیشتر به گزارش‌های مالی و مدیریتی نیاز دارید؟

وقتی این نیازها مشخص باشند، استفاده از امکانات نرم‌افزار هم هدفمندتر خواهد شد.

اطلاعات اولیه را با دقت وارد کنید

یکی از کارهایی که شاید در ابتدا ساده به نظر برسد، اما تأثیر زیادی روی عملکرد سیستم دارد، وارد کردن اطلاعات پایه است.

تعریف درست مشتریان، تأمین‌کنندگان، کالاها، حساب‌های بانکی، صندوق‌ها و سایر اطلاعات باعث می‌شود اطلاعاتی که در ادامه ثبت می‌کنید، نظم بیشتری داشته باشند.

اگر این مرحله با عجله انجام شود، ممکن است چند ماه بعد با اطلاعات تکراری یا اشتباه روبه‌رو شوید و تهیه گزارش‌های دقیق هم دشوار شود. بنابراین بهتر است برای راه‌اندازی اولیه وقت کافی بگذارید.

کارهای روزمره را واقعاً با نرم‌افزار انجام دهید

گاهی یک نرم‌افزار حسابداری خریداری می‌شود، اما کارکنان همچنان بخشی از اطلاعات را در اکسل یا دفتر ثبت می‌کنند. نتیجه این کار معمولاً چند منبع اطلاعاتی مختلف است که هماهنگ‌کردن آن‌ها وقت زیادی می‌گیرد.

بهتر است تا جای ممکن فرآیندهایی مثل ثبت خرید و فروش، دریافت و پرداخت، مدیریت موجودی و پیگیری حساب مشتریان داخل همان سیستم انجام شود.

هرچه اطلاعات کامل‌تر و منظم‌تر در نرم‌افزار ثبت شود، گزارش‌هایی که از آن می‌گیرید نیز کاربردی‌تر خواهند بود.

آموزش کاربران را پشت گوش نیندازید

یکی از دلایلی که باعث می‌شود بعضی از امکانات نرم‌افزارهای حسابداری مورد استفاده قرار نگیرند، ناآشنایی کاربران با آن‌هاست. ممکن است یک قابلیت مفید وجود داشته باشد، اما کاربر اصلاً نداند چنین امکانی در سیستم وجود دارد یا روش استفاده از آن را بلد نباشد.

به همین دلیل، آموزش را بهتر است بخشی از فرآیند خرید و راه‌اندازی نرم‌افزار بدانید، نه کاری که بتوان آن را به بعد موکول کرد.

در مورد نرم‌افزار سپیدار هم این موضوع اهمیت زیادی دارد. برای مثال، هنگام تهیه نرم‌افزار از مجموعه‌ای مانند سپیدار ارقام که به‌عنوان نماینده فروش نرم‌افزار سپیدار فعالیت می‌کند، می‌توان درباره نحوه راه‌اندازی، آموزش و امکانات متناسب با نوع فعالیت مجموعه نیز راهنمایی گرفت. این موضوع کمک می‌کند نرم‌افزار از همان ابتدا متناسب با نیازهای واقعی شرکت مورد استفاده قرار بگیرد.

گزارش‌ها را فقط برای حسابدار نگذارید

نرم‌افزار حسابداری زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کند که اطلاعات آن در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی هم استفاده شود.

مدیر یک مجموعه می‌تواند با بررسی گزارش‌های مالی و عملیاتی، تصویر روشن‌تری از وضعیت کسب‌وکار داشته باشد. برای مثال، میزان فروش، وضعیت مطالبات، بدهی‌ها، موجودی کالا و سود و زیان می‌توانند اطلاعاتی باشند که در تصمیم‌های روزمره نقش مهمی دارند.

در واقع، هدف فقط این نیست که بدانیم «چه چیزی ثبت شده»؛ مهم‌تر این است که از اطلاعات ثبت‌شده بفهمیم «وضعیت کسب‌وکار چگونه است».

لازم نیست همه امکانات را یک‌باره فعال کنید

یکی دیگر از اشتباهات رایج این است که بخواهیم از همان روز اول تمام قابلیت‌های نرم‌افزار را وارد فرآیند کاری کنیم. این کار ممکن است باعث سردرگمی کاربران شود و حتی مقاومت کارکنان در برابر سیستم جدید را بیشتر کند.

بهتر است ابتدا بخش‌های اصلی را راه‌اندازی کنید و بعد از اینکه کاربران به آن‌ها مسلط شدند، سراغ امکانات دیگر بروید.

این روش هم آموزش را ساده‌تر می‌کند و هم باعث می‌شود استفاده از نرم‌افزار به‌تدریج به بخشی از روال عادی شرکت تبدیل شود.

هر چند وقت یک‌بار عملکرد سیستم را بررسی کنید

بعد از چند ماه استفاده، یک بار بررسی کنید که آیا نرم‌افزار واقعاً توانسته نیازهای مجموعه را پوشش دهد یا نه.

شاید متوجه شوید بعضی از فرآیندها هنوز به شکل دستی انجام می‌شوند، برخی گزارش‌ها مورد استفاده قرار نمی‌گیرند یا کاربران در بخش خاصی نیاز به آموزش بیشتری دارند.

همین بررسی‌های ساده می‌تواند کمک کند به‌مرور استفاده بهتری از نرم‌افزار داشته باشید و امکاناتی را که تا امروز نادیده گرفته‌اید، وارد فرآیند کاری کنید.

جمع‌بندی

نرم‌افزار حسابداری قرار نیست فقط جای دفتر و اکسل را بگیرد. اگر درست راه‌اندازی شود و کاربران هم آموزش کافی ببینند، می‌تواند اطلاعات مالی و عملیاتی کسب‌وکار را منظم کند و حتی در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی هم نقش داشته باشد.

بنابراین بعد از خرید نرم‌افزار، بهتر است روی راه‌اندازی اصولی، آموزش، ثبت دقیق اطلاعات و استفاده منظم از گزارش‌ها تمرکز کنید. در این صورت، هزینه‌ای که برای خرید نرم‌افزار پرداخت کرده‌اید، به یک ابزار واقعی برای مدیریت بهتر کسب‌وکار تبدیل خواهد شد.