انبارگردانی از عوامل حیاتی برای مدیریت یک سازمان و ارائه دقیق اطلاعات مالی سازمان در انتهای هر سال است. مدیریت صحیح انبار و شمارش دقیق کالاها برعهده انبارگردان است. انبارگردانی به سازمان در مدیریت بهینه موجودی، بهبود کارایی عملیات و کاهش اختلالات و اشتباهات کمک فراوانی خواهد نمود. اگر شما در این حوزه فعالیت می‌کنید باید به برخی نکات در قبل و بعد انجام انبارگردانی و مدیریت انبار توجه نمایید. داشتن برنامه‌ریزی دقیق، تهیه لیست کالاها و آماده‌سازی انبار از نکات مهم برای قبل از شروع کار و تطبیق اطلاعات، تهیه گزارش و انجام اقدامات اصلاحی از نکات حائز اهمیت برای بعد از اتمام انبارگردانی هستند.
8 نکته مهم انبارگردانی
انبارگردانی از بخش‌های بسیار مهم و حیاتی در زنجیره تأمین انبارداری است که فعالیت درست انبارگردان می‌تواند تأثیر مستقیمی بر عملکرد سازمان‌ها و هزینه‌ها بگذارد. افرادی که این وظیفه مهم را برعهده دارند، می‌توانند با توجه به برخی نکات در قبل، حین و بعد از اتمام انبارگردانی، کار خود را به درستی و به‌صورت اصولی انجام دهند. در ادامه مطالب می‌توانید با نکات مهم برای مدیریت انبار آشنا شوید.
بهینه سازی فضای انبار
یکی از نکاتی که باید در امور انبارگردانی آن را رعایت نمایید، بهینه‌سازی فضای انبار است. هر تجهیزات و وسایلی که در انبار وجود دارند شامل هزینه‌هایی برای انباردار می‌شوند. حتی وقتی در فضای انبار قدم بزنید، این کار برای شما هزینه زمانی و مالی در پی خواهد داشت. برای بهینه‌سازی فضای انبار، مدیریت انبار و بهره‌وری بیشتر باید برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید. در این برنامه باید کارآمدترین مسیرها را برای سودآوری بیشتر، افزایش بهره‌وری کار و صرفه‌جویی در هزینه‌ها را درج کنید. با رعایت این نکات می‌توانید از کوچک‌ترین فضای انبار نیز استفاده کنید.
چیدمان مناسب تجهیزات و ابزار ها در انبار
در انبارها مجموع اجناس مختلفی قرار دارند که برخی از آنها به اصلاح تند مصرف هستند یا فروش بالایی دارند. شما باید با برنامه‌ریزی مناسب اجناس مختلف را درون انبار چیدمان کنید. چیدمان اصولی و دسته‌بندی کالاها به شما هنگام شمارش اجناس نیز کمک فراوانی خواهد نمود. شما باید اجناسی که بیشترین استفاده را دارند در بخش جلویی انبار و در دسترس کارکنان قرار دهید. با این کار و اولویت‌بندی کالاها می‌توانید روند کار را سرعت ببخشید و مدیریت انبار را بهتر انجام دهید. همچنین چیدمان درست اجناس در انبار بر کاهش زمان بارگیری و تخلیه اجناس تأثیرگذار خواهد بود. برای مدیریت بهتر انبار می‌توانید از سامانه مدیریت انبار جهت کنترل فرایندهایی چون نگهداری کالا، چیدمان اجناس، بسته‌بندی‌ها و جابه‌جایی کالاها استفاده کنید.
برای درخواست های گوناگون با برنامه عمل کنید
تقاضا برای اجناس در فصول مختلف در تمامی مشاغل متفاوت است. در برخی ماه‌های سال ممکن است تقاضا برای خرید یک محصول در بازار بالا باشد؛ بنابراین شما باید میزان تقاضای هر نوع کالای موجود در انبار را پیش‌بینی کنید و آنها را بر اساس دوره‌های تاریخی و میزان تقاضا در فضای مناسبی از انبار نگهداری نمایید.
به روز نگه داشتن اطلاعات انبار
به‌مرورزمان نیازهای جامعه تغییر می‌یابد؛ بنابراین ممکن است کالاهایی که سال قبل در انبار نگهداری کرده‌اید در سال جدید تقاضا و کارایی نداشته باشند. بدین ترتیب شما برای مدیریت انبار باید هر سال نحوه عملکرد انبار را چک کنید و آن کالاهایی که نیاز به موجودی مجدد دارند را لیست نمایید. همچنین نام محصولاتی که تقاضای بالایی دارند را در برگه ثبت کنید. این کار به بهبود بهره‌وری انبار و شرایط کار سازمان کمک فراوانی خواهد نمود. همچنین برای انجام این کار می‌توانید با کارمندان ارشد مجموعه مشورت کنید.
طبقه بندی کالا ها و برچسب گذاری
یکی از نکات ضروری برای مدیریت انبار و انبارگردانی، نظم‌دهی و آراسته کردن یا نظم دادن به انبار است که برای این کار می‌توانید از روش برچسب‌گذاری کالاها استفاده کنید. استفاده از تگ‌های RFID برای شمارش موجودی‌های انبار با سرعت بالا و در زمان سریع مناسب خواهد بود. همچنین اگر نیاز به سیستم کد خوان داشتید می‌توانید از این سیستم استفاده نمایید.
آموزش کارکنان انبار
کارکنانی که با امور انبارگردانی به خوبی آشنا باشد، برای این کار کارآمدتر خواهند بود. در واقع با آموزش دادن کارکنان خود می‌توانید کارکنانی ماهر داشته باشید که موجودی‌های انبار را به درستی چک می‌کنند و وظایف خود را به درستی محول می‌شوند.
تعیین رویه های ایمنی و استانداردها برای مدیریت انبار
برای افزایش سطح آگاهی کارکنان خود باید دوره‌های آموزشی مکرری را برای آنها برگزار کنید. داشتن انبار ایمن می‌تواند به تسریع و بهبود در روند کار کمک کند. در هرزمان سعی کنید از مشخص شدن مناطق خطر در ذهن کارکنان مطمئن شوید و با توجه به دستورالعمل‌های ایمنی، انبار را به بهترین نحو اداره کنید.
ایجاد سیستم منعطف در انبار
جریان کاری، قوانین و پروتکل‌ها از نکات مهم برای ایجاد سیستم منعطف در انبارگردانی هستند. برخی مواقع ممکن است ناگهان به شما اطلاع دهند که فرایند انبارگردانی دچار تغییراتی شده است. در این صورت باید شما و تمامی کارکنانتان بتوانید بدون توقف جریان کار، این تغییرات را در روند انبارگردانی لحاظ کنید.
نکات قبل از شروع انبارگردانی
اولین نکته برای شروع کار انبارگردانی، انتخاب مسئولی برای انجام این کار است. شخص مسئول وظیفه دارد تا شمارش کالاها را در مدت معلوم انجام دهد و نتایج را در انتها به مسئولین انبار ارائه نماید. سایر نکات قبل از شروع مدیریت انبار به شرح زیر است:
- برنامه‌ریزی دقیق: برنامه‌ریزی دقیق از نکات حائز اهمیت قبل از شروع مدیریت انبار است. شما باید برنامه مشخصی برای زمان‌بندی و شمارش دقیق کالاها داشته باشید. در این برنامه باید نکاتی چون مدت‌زمان لازم برای شمارش کالاها و نوع کالاهای موردنیاز برای شمارش را درج کنید. برنامه‌ریزی به شما در انجام درست وظایفتان کمک فراوانی خواهد نمود.
- آماده‌سازی انبار: قبل از اینکه شمارش کالاها را آغاز کنید، باید به مرتب کردن انبار بپردازید. مرتب کردن انبار و چیدمان کالاها باعث می‌شود تا هنگام شمارش و ثبت مشخصات دسترسی آسانی به کالاها داشته باشید و بتوانید شمارش کالاها را به درستی انجام دهید.
- تهیه لیست کالاها: شما باید قبل شروع کار یک لیست کامل از کالاهای موجود در انبار را به دست آورید. این لیست باید شامل کد کالا، نام کالا، تعداد موجودی و واحد اندازه‌گیری آن باشد.
- آماده‌سازی تجهیزات: قبل از آغاز مدیریت انبار و انبارگردانی بهتر است تجهیزات موردنیاز خود را برای انبارگردانی و شمارش کالاها آماده کنید. از انواع تجهیزات لازم برای انبارگردانی می‌توان به قلم، ماشین‌حساب، برگه‌های شمارش کالاها و نردبان اشاره کرد.
نکاتی برای حین انجام انبارگردانی
برای انجام بهتر مدیریت انبار در حین شمارش کالاها باید به برخی نکات توجه کنید تا در انتها با مشکلاتی چون اشتباه بودن اطلاعات و عدم تطابق شمارش کالاها با اطلاعات موجود در سیستم مواجه نشوید. معمولاً شمارش کالاها در انبار بر عهده دو نفر است که دو نفر باید به‌صورت مشارکتی این کار را به سرانجام برسانند؛ اما در غیر این صورت می‌توانید شمارش کالاها را دو بار تکرار کنید تا از صحت اطلاعات برگه‌های شمارش خود اطمینان حاصل نمایید. دیگر نکات مهم برای حین انجام انبارگردانی به شرح زیر است:
- تطبیق با اطلاعات سیستم: اطلاعاتی که حین شمارش روی برگه‌ها درج کرده‌اید را با اطلاعات موجود در سیستم‌های حسابداری تطبیق دهید.
- ثبت اطلاعات: شما باید پس از کسب اطمینان از صحت اطلاعات، آنها را در برگه‌های شمارش به‌صورت خوانا و دقیق ثبت کنید. پس از اتمام این کار دوباره برگه‌ها را مطالعه کنید و در صورت وجود اختلال آن را اصلاح نمایید.
- تفکیک کالاهای معیوب: ما باید کالاهایی که معیوب هستند یا تاریخ انقضای آنها به اتمام رسیده است را از سایر کالاهای موجود در انبار جدا کنید. این کار به تسریع در مراحل ثبت اطلاعات در برگه‌های شمارش به شما کمک فراوانی خواهند نمود. البته تعداد و مشخصات کالاهای معیوب و آسیب‌دیده را باید در برگه‌های جداگانه ثبت کنید و به مسئول ارائه دهید.
- بررسی تاریخ انقضا: آن دسته از کالاهایی که تاریخ انقضای آنها از زمان موعد گذشته است را مشخص کنید.
نکات مهم پس از اتمام انبارگردانی
پس از اتمام مدیریت انبار و شمارش کالاها باید تمامی برگه‌ها چون برگه‌های شمارش، برگه‌های باطل‌شده و برگه‌های استفاده‌نشده به بخش موجودی‌برداری ارسال شوند. این کار برای بررسی نتایج شمارش توسط دو گروه نیاز است تا در صورت وجود اختلاف در شمارش و نتیجه نهایی، کار به‌صورت مجدد انجام گیرد. همچنین پس از اتمام انبارگردانی باید نکات زیر را انجام دهید:
- تطبیق اطلاعات: اطلاعاتی که در برگه‌های شمارش درج شده‌اند را با اطلاعاتی که در سیستم حسابداری ثبت شده‌اند، تطبیق داده و از صحت اطلاعات خود اطمینان حاصل نمایید.
- ثبت اصطلاحات: درصورتی‌که هرگونه اختلاف یا اشتباه در اطلاعات سیستم یا در برگه‌های شمارش درج شده بود را اصلاح کنید.
- تهیه گزارش: تهیه گزارش از نکات بسیار مهم پس از اتمام انبارگردانی است. شما باید یک گزارش کامل از نتیجه انبارگردانی را به مسئولان انبار ارائه دهید. برگه‌های شمارش باید توسط مسئولینی چون هماهنگ‌کنندگان موجودی‌برداری، شمارش‌کنندگان و حسابرس‌های داخلی تأیید شده و امضا شوند.
- انجام اقدامات اصلاحی: با توجه به نتایج انبارگردانی، شما باید اقداماتی جهت اصلاح نتایج و... را انجام دهید.
سخن پایانی
انبارگردانی به فرایندی جهت مدیریت و کنترل کالاهای موجود در انبار گفته می‌شود. این کار شامل مجموع فعالیت‌هایی چون حفظ و توزیع کالاها، شمارش کالاها، مدیریت انبار و ذخیره کالاها است. معمولاً فرایند انبارگردانی در پایان هرسال توسط مسئولین انبار انجام می‌شود و اهمیت بسیار زیادی دارد. چیدمان اصولی و دسته‌بندی کالاها، برنامه‌ریزی برای درخواست‌های گوناگون، طبقه‌بندی کالاها، برگزاری کلاس‌های آموزشی برای کارکنان و... از نکات طلایی برای مدیریت بهتر انبار هستند. رعایت این نکات به شما در جهت ارائه اطلاعات دقیقی از موجودی کالاها به مسئولین کمک فراوانی خواهند نمود.
