همه مدیران انبار مشکلات و چالش‌هایی دارند که معمولاً با هم مشترک‌اند. پیدا کردن یک راهکار خوب تنها موضوعی است که مدیران در این شرایط به آن احتیاج دارند. مدیریت انبار، عملیات انبارداری و سیستم مدیریت انبار سه بخش اصلی انبارداری است.
شخصی که مدیریت را به عهده می‌گیرد باید حجم کالای انبار و تعداد نیروی کار را پیش بینی و مدیریت کند، از تجهیزات به‌طور درست و کارآمدی استفاده کند، برنامه ریزی مداوم داشته باشد، از در دسترس بودن کالاها در قفسه بندی انبار مطمئن شود، برای دریافت / بسته بندی / موجود و ارسال کالاها راهکارهای بهینه‌ای ارائه دهد ورود و خروج اقلام به انبار را کنترل کند. بر این اساس موارد گفته شده فکر می‌کنید معمولاً چه چالش‌هایی پیش می‌آید؟ راه حل شما در این شرایط چیست؟
9 مشکل شایع در مدیریت انبار بهترین راه حل برای آنها
شاید در ظاهر فکر کنید مدیریت یک انبار کار ساده‌ای است و شخصی که این مسئولیت را بر عهده می‌گیرد باید مطمئن شود که محصولات به‌طور منظم چیده می‌شوند و در صورت نیاز آنها را تحویل بگیرد یا تحویل بدهد؛ در صورتی که این بخش با چالش‌های زیادی دست و پنجه نرم می‌کند. بدون انبار و مدیریت صحیح این بخش مدیریت یک کارخانه، فروشگاه یا کسب و کار کاملاً به هم می‌ریزد. مشکلاتی که معمولاً در این بخش رخ می‌دهد به شرح زیر هستند:
§ فعالیت‌های غیرضروری یا تکراری
بعضی کارها مانند جابجایی جعبه‌ها در قفسه بندی‌ها، ثبت یا سفارش کالاها امضای مجوز خروج محصولات، پیگیری ارسال سفارشات و ... باعث می‌شود تا راندمان کاری کارمندان کاهش پیدا کند. این اتفاق باعث افزایش خطاهای انسانی می‌شود. برای اینکه این فعالیت‌های غیرضروری و تکراری حذف شوند بهتر است بخشی از کار به وسیله سیستم‌های نرم افزاری انجام شود. شرکتهای بزرگی مانند آمازون هم از چنین قابلیتی استفاده می‌کنند.
§ فهرست نادرست محصولات
هر چقدر حجم کار بیشتر باشد مدیریت دشوارتر می‌شود. یکی از مشکلات شایعی که در انبارداری رخ می‌دهد «ثبت اشتباه محصولات» است. دلایل مختلفی باعث این اتفاق می‌شود به‌عنوان مثال گاهی اوقات به دلیل چیدمان نادرست کالاها این مشکل رخ می‌دهد و گاهی اوقات به دلیل نبود فضای کافی کارگر، محصول را در جای دیگری می‌گذارد و باعث این اشتباه می‌شود.
وقتی چنین اتفاقی رخ می‌دهد این بخش باید زمان و انرژی خود را صرف حل مشکل پیش آمده کند؛ در نتیجه انتخاب محصول یا ارسال آن با تأخیر مواجه می‌شود. بهترین کار این است که از این پس کارمندان روی گوشی‌هایشان فعالیت‌های خود را ثبت کنند و در پایان روز کاری آن را به مسئول بخش تحویل دهند.
§ چیدمان نامنظم محصولات
انتخاب نادرست قفسه بندی انبار یا جای گذاری اشتباه محصولات باعث بروز این مشکل می‌شود. معمولاً این اتفاق برای انبارهایی که در مرکز شهر هستند پیش می‌آید. راه حل این است که با توجه به فضای انبار خود محصولاتتان را بچینید و از حداکثر فضا استفاده کنید.
§ آماده نبودن سفارشات
عوامل مختلف مانند مشکلات آب و هوایی، تغییر فصل یا نوسانات اقتصادی می‌تواند بر آماده سازی سفارشات تأثیر بگذارد. این اتفاق غیرقابل پیش بینی است و امکان دارد در هر انباری رخ دهد. طبیعتاً داشتن اطلاعات بروز و دقیق، ذخیره سازی صحیح کالاهای اضافی و پیش بینی تقاضا می‌تواند جلوی این مشکل را بگیرد.
§ عدم نظارت کافی بر محصولات دریافتی یا برگشتی
تا چند سال گذشته از دریافت تا تحویل کالاها مراحل زیادی طی می‌شد و امکان داشت در این مسیر اتفاقات زیادی رخ دهد؛ اما در حال حاضر به لطف فناوری و تکنولوژی مسئول انبار می‌تواند به راحتی متوجه شود که هر کالایی در کجا قرار گرفته، چه کسی آن را حمل کرده و در قفسه بندی‌ها گذاشته، چه کسی آن را تحویل گرفته یا تحویل داده است.
§ مشکل منابع انسانی
یکی از مشکلات شایع انبارداری «عدم آموزش کافی به کارکنان انبار» است. این موضوع می‌تواند روی راندمان کار تأثیر بگذارد و هزینه‌ها را افزایش دهد. اگر هر بخشی از همان ابتدا به درستی آموزش ببیند در طولانی زمان کارایی و حتی سوددهی افزایش پیدا می‌کند.
§ استفاده ناکارآمد از انبار
استفاده ناکارآمد از فضای انبار و انتخاب نادرست قفسه صنعتی باعث چالش‌های زیادی می‌شود. طبق آمارهای به دست آمده ۶۸٪ از کسب و کارها به‌طور ناکارآمدی از فضای انبارشان استفاده می‌کنند؛ در صورتی که با یک چیدمان دقیق تا حد زیادی چالش‌های مدیریت انبارداری را کاهش دهند. هر چقدر زمان بیشتری صرف پیدا کردن یک کالا شود، سفارشات کم‌تری تحویل داده می‌شود.
برای اینکه از این مشکل جلوگیری شود لازم است از مرحله طراحی انبار، انتخاب مناسب نوع قفسه انبار، چیدمان و نصب آنها به درستی انجام شود. شرکتهای زیادی از جمله شرکت راک تهران برای همین منظور هستند تا ضمن کمک به رفع این دغدغه، قدمی در رشد صنعت قفسه بندی برداشته باشند. این شرکت می‌تواند در قفسه بندی انبار به شما کمک کند. راک از مرحله مشاوره گرفته تا مرحله طراحی، تولید و اجرا پشتیبان شما خواهد بود.
§ مدیریت نادرست
حدود ۶۵٪ بودجه انبار به نیروی کار تعلق می‌گیرد. طبیعتاً کارگران یک بخش جدایی ناپذیر از انبار هستند پس اگر مدیریت آنها به درستی انجام نشود بهره‌وری کلی کار کاهش می‌یابد. پیشنهاد ما این است که به جای تجهیزات گران قیمت ابتدا مدیران و کارکنان درستی انتخاب شوند.
§ سازگاری فضای انبار با تقاضاهای فصلی
تقاضای مشتری یک موضوع غیرقابل کنترل است. نوسانات اقتصادی، تغییرات فصلی یا ترند شدن محصولات می‌تواند باعث افزایش تقاضای یک کالا شود. این موضوع چالش‌های جدیدی را برای مدیریت به وجود می‌آورد. اگر این بخش خودش را برای تقاضاهای فصلی آماده کند، می‌تواند بین عرضه و تقاضا تعادل ایجاد کند.
و در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که این‌ها فقط بخشی از اشتباهات و مشکلاتی بودند که در مدیریت انبار رخ می‌دهد. قطعاً مسائل و مشکلات جدیدتری هم وجود دارد که در مقاطع زمانی مختلف رخ می‌دهند. با توجه به اینکه خدمات انبارداری رو به گسترش است در نتیجه مدیریت این بخش باید با دقت بیشتری انجام شود تا از هزینه‌های اضافی یا حوادث نامطلوب جلوگیری شود.
